Rekisterinpitäjä
JONNEN VENE JA AUTO OY, 2687136-5 (jälj. “Yhtiö”) Högberginhaara 3, 04360 Tuusula, *protected email*
Yhtiö soveltaa tätä tietosuojaselostetta käyttäessään Innovoice Oy:n tarjoamaa InnoKorjaamo työmääräysjärjestelmää. Yhtiö toimii järjestelmään tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä ja vastaa siitä, että rekisteröityjen yksityisyys on suojattu ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään Yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä Yhtiön tilausten ja toimeksiantojen hallinnointiin, ylläpitoon, tuottamiseen, laadun ja turvallisuuden varmistamiseen, laskutukseen ja väärinkäytösten ehkäisemiseen. Lisäksi tietoja käsitellään soveltuvin osin liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun ja tuotekehitykseen, markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen sekä riskienhallintaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään Yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä Yhtiön tilausten ja toimeksiantojen hallinnointiin, ylläpitoon, tuottamiseen, laadun ja turvallisuuden varmistamiseen, laskutukseen ja väärinkäytösten ehkäisemiseen. Lisäksi tietoja käsitellään soveltuvin osin liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun ja tuotekehitykseen, markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen sekä riskienhallintaan.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Yhtiön oikeutettuun etuun.
Luotto- ja rahoituspäätökset perustuvat pääsääntöisesti automatisoituihin päätöksentekomalleihin, jossa käytetään henkilötietoja sekä luotto-, viranomais- ja muista rekistereistä saatuja tietoja.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät, tietosisältö, tietolähteet ja tietojen säilytysaika
Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Henkilötiedot kerätään pääasiallisesti rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yhtiöltä toimeksiannon vastaanottamisen ja toimittamisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä markkinoinnin yhteydessä tai verkkosivujen lomakkeiden kautta. Tietoja kerätään soveltuvin osin myös Digi- ja väestötietovirastosta, Liikenne- ja viestintävirasto Traficomilta, vakuutusyhtiöiltä, luottotietoyhtiöiden rekistereistä, CABAS-vauriokorjauslaskentajärjestelmästä sekä Yhtiön mahdollisesti edustamilta päämiehiltä.
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä alla olevan taulukon mukaisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Tietoryhmä, tiedot ja säilytysaika
Henkilön yksilöintitiedot: Nimi, henkilötunnus 2 vuotta * Yhteystiedot: Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 2 vuotta * Luottotiedot: Asiakkaan rating, maksuhistoria 2 vuotta Rahoituspäätökset: Asiakkaan rahoituspäätös 48 tuntia Ajoneuvotiedot: Ajoneuvon rekisterinumero, valmistenumero 2 vuotta *
*Yhtiön kirjanpitoon liittyvässä aineistossa tietoja säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät toimeksiantoon, ei Yhtiö voi täytäntöönpanna rekisteröidyn ja Yhtiön välistä sopimusta eikä näin ollen ottaa vastaan tai suorittaa toimeksiantoa.
Henkilötietojen vastaanottajat
Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:
Innovoice Oy: Yhtiön toimeksiantojen hallinnointi ja laskutus
Mikäli Yhtiö myy laskusaatavan tai rekisteröity haluaa maksaa laskun erissä, rekisteröidyn tiedot luovutetaan Riverty Finland Oy (1730113-3), joka tekee luotto- tai rahoituspäätöksen. Yhtiön myydessä laskusaatavan, rekisteröidyn tiedot luovutetaan saatavan ostavalle Innovoice Oy:lle, joka luovuttaa tiedot edelleen saatavan ostavalle Riverty Finland Oy (1730113-3).
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa, hätätilanteissa tai muissa tilanteissa ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi tai mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin tai muihin vastaaviin selvityksiin. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä voi se luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidylle asianmukaisesti tarvittaessa.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.
Yhtiö varmistaa, että pääsy rekisteritietoihin on vain henkilöillä ja tahoilla, jolla on toimenkuvansa suorittamiseen kannalta tarve tai oikeus käsitellä henkilötietoja. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on työsopimuslain tai sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, nähdä itseään koskevat tiedot sekä pyynnöstä saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa tai siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista, vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn sekä tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten. Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.
Tekoäly verkkosivuilla
Tällä verkkosivustolla käytetään Aisti-tekoälyavustajaa, joka auttaa kävijöitä löytämään tietoa ja ottamaan yhteyttä yritykseen. Keskustelut voivat tallentua palvelun kehittämistä ja yhteydenottoa varten. Aisti voi käsitellä henkilötietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi ja keskustelussa annetut tiedot, kun käyttäjä itse niitä syöttää tai ne tunnistetaan teknisesti (esimerkiksi IP-osoitteeseen perustuva yritystunnistus B2B-käytössä).
Aisti kuuluu vähäriskisiin tekoälyjärjestelmiin tekoälysäädöksen (EU AI Act) mukaisesti. Aisti ei tee automatisoituja päätöksiä, jotka vaikuttaisivat käyttäjän oikeuksiin tai asemaan. Käyttäjälle ilmoitetaan AI Actin mukaisesti, että hän on vuorovaikutuksessa tekoälyjärjestelmän kanssa, ja käsittely on rajattua ja läpinäkyvää.
Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: käyttäjän yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, asiakassuhteen hoitaminen, palvelun ja käyttökokemuksen kehittäminen sekä liidien tunnistaminen B2B-myyntiä varten. Käsittelyn oikeusperuste on sopimus tai sitä edeltävät toimenpiteet, rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esimerkiksi asiakassuhteen ylläpito ja B2B-markkinointi) sekä mahdollinen suostumus silloin, kun tietoja käytetään kuluttajamarkkinointiin.
